VOI-Workshop "E-Mail Management" am 03.11.09

In kurzen, herstellerunabhängigen Vorträgen erhalten Sie eine umfassende Übersicht über die Möglichkeiten und wichtige Faktoren eines effizienten E-Mail Managements.

Die insgesamt neun Workshop-Vorträge behandeln alle Aspekte, die bei dem Thema E-Mail Management zu berücksichtigen sind. Geplant sind drei große Blöcke:

• Einführung und Organisation
• Vertiefungen und Podiumsdiskussion
• Integration und Anwenderbericht

Ein Experten-Dialog zu Daten- und Archivformaten für E-Mails verspricht spannende Informationen im Dialog und mit Diskussion. Den Abschluss des VOI-Workshops bildet der Vortrag zur Integration von E-Mails im Kontext eines DMS-Systems und der Anwenderbericht von RA Lohbeck zeigt auf, wie auch mittelständische Unternehmen Dokumente und E-Mails effizient verwalten können. Veranstalter ist die Regionalgruppe Ost des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V..

Die Zielgruppe

Der Workshop informiert verantwortliche Mitarbeiter von Unternehmen, die für das logische E-Mail Management zuständig sind oder die Einführung planen. Der Workshop behandelt nicht die Hardware-Sicht der reinen E-Mail Archivierung. Er richtet sich somit an IT-Leiter, DMS-Verantwortliche und Mitarbeiter in diesen Bereichen von Organisationen, die für die logische und rechtssichere Verwaltung von geschäftskritischen EMails zuständig sind.

der Nutzen

Die E-Mail als Kommunikationsmittel ist aus heutigen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. So erhalten Studien zufolge über 80 Prozent der Unternehmen in Deutschland Kundenanfragen und Angebote per E-Mail zugeschickt. Ebenso finden sich Bestellungen, Rechnungen und Verträge im elektronischen Posteingang. Diese Mengen an geschäftskritischen E-Mails und Anhängen wollen effizient bearbeitet, verwaltet und archiviert sein. Ansonsten drohen die elektronischen Speicher überzulaufen, ohne dass ein zielgerichteter, rascher Zugriff auf gewünschten Schriftverkehr möglich ist.

Den meisten Verantwortlichen in den Unternehmen ist die zunehmende Relevanz der elektronischen Post bewußt. Doch die Verwaltung und Nutzung der wertvollen Informationen macht ihnen zu schaffen. Sie suchen nach Möglichkeiten des logischen Managements und vor allem der einfachen Suche nach E-Mails und deren Anhängen. Ebenso ist es notwendig, E-Mails in die Geschäftsprozesse einzubinden. Viele Unternehmen sehen ferner mit Sorge, dass sie nationale handels- und steuerrechtliche Regularien wie GdPDU, GoBS, GOB, HGB und AO (Abgabenordnung) sowie vor allem internationale Vorschriften wie Basel II oder Sarbanes Oxley erfüllen müssen, ihren Geschäftsverkehr per E-Mail aber nicht ausreichend dokumentieren und belegen können.